Relatórios Contábeis Gerenciais

A contabilização dos atos e eventos de empresa além de ser uma obrigação prevista em lei, é uma importante fonte de informação para os gestores.

Informação é um bem precioso no mundo dos negócios, não é atoa que as organizações investem muito nisso através de sistemas informatizados, hardwares, banco de dados, etc. Com informação é possível perceber tendências, mudanças de cenário, oportunidades de melhoria, oportunidades de negócio, itens vitais para a sobrevivência e para a expansão de uma organização.

As informações externas, como “market share” (participação no mercado), indicadores econômicos acerca da inflação, da previsão de vendas, da empregabilidade, das variações cambiais, dentre outros, eu tenho a impressão que são menos difíceis de conseguir.

Vejo que a maior parte das empresas, principalmente as micro, pequenas e até mesmo as médias empresas não conseguem informações precisas acerca do que acontece no ambiente interno, talvez por despreparo, pela falta de estrutura, pela falta de priorização, e até mesmo, por não se importar com isso (falsos administradores).

Concordo que esta parte burocrática pode parecer complicada e que é onerosa, mas não deve tirar o foco da empresa nos negócios, é uma tarefa auxiliar, e já que tem que ser feito, por quê não tirar proveito disso?

Apresento abaixo algumas das premissas para se ter melhor qualidade nas informações contábeis:

1)      Não trabalhe com transações informais, ou seja, não compre e nem venda produtos e serviços sem documento fiscal válido. Pois os profissionais de contabilidade seguem as normas contábeis, que os proíbem de fazer lançamentos sem documentos válidos. Um dos efeitos colaterais de uma empresa que pratica este tipo de operação é a falta de confiabilidade dos relatórios contábeis, como eles não condizem com a realidade, não servem para obter informações gerenciais. Existem muitos outros ônus desta prática, quem quiser ler um pouco mais sobre isso clique aqui.

2)      Escolha verdadeiros profissionais de contabilidade;

3)      Organize os processos relacionados a áreas fiscal e financeira e coloque pessoas experientes nestas atividades, de preferência que entendam também de contabilidade;

4)      Crie um produtivo canal de comunicação entre os setores fiscal, financeiro, RH e a contabilidade e tenha mais atenção ainda se a contabilidade for terceirizada. O objetivo aqui é fornecer todas as informações importantes para a contabilidade, para que ela possa fazer os lançamentos, conferir e gerar as declarações e relatórios;

5)      Garanta que as informações serão passadas para a contabilidade sem erros;

6)      Exija balancetes mensais e confira-os para descobrir há alguma distorção.

7)      Integre os sistemas de RH, de Departamento Fiscal, Financeiro e contabilidade, de forma que os lançamentos contábeis sejam gerados automaticamente. Este sim é um grande diferencial, pois evita as falhas humanas e otimiza o processo de comunicação. Existem muitas formas de fazer integração e geralmente os sistemas preveem isso. Já conheci escritório de contabilidade que não faz este tipo de integração, o resultado é que e para cada evento eles têm que lançar em no mínimo dois sistemas, o que abre margem para falhas e erros.

8)      Lembre-se que o principal interessado na correta contabilização é você administrador, não o contador.

Com o tempo vou me aprofundar nos tópicos acima e escreverei também sobre como tirar proveito dos relatórios contábeis.